Werkgroep

Arme Kant van Meppel

Solidariteit

Voor en door Meppelers


Wie zijn wij Voor wie Activiteiten Uw steun Contact Jaarverslag 2020 Aanmelden Leven met weinig geld Leenfonds Schuldhulpmaatje Humanitas Leergeld Werk en Inkomen Regelingen 2021 ANBI


Privacy Reglement van de Stichting Arme Kant van Meppel gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbeheer



Stichting Arme Kant van Meppel

Secretariaat Lepelaar 44, 7943 SH Meppel

Website armekantmeppel.nl.

Email armekantmeppel.secretariaat@gmail.com


Privacy beleid:

De stichting Arme Kant van Meppel heeft als doelstelling de mensen die afhankelijk zijn van een minimuminkomen en woonachtig zijn in de gemeente Meppel te ondersteunen met informatie, belangenbehartiging en concrete acties. Wanneer deze mensen gebruik willen maken van hetgeen de stichting biedt, kunnen zij zich aanmelden en hun persoonsgegevens worden dan door de stichting verwerkt (geregistreerd).  

In dit reglement is vastgelegd wat het privacy beleid is van de stichting, dus hoe de stichting Arme Kant van Meppel, lees het bestuur van de stichting, omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.


Mochten er op enig moment vragen of opmerkingen zijn over het privacy beleid van de stichting, dan kunnen deze ingediend worden bij de secretaris en zal het bestuur dat toetsen aan dit reglement en daarmee op een gepaste wijze omgaan. De stichting zal haar reactie schriftelijk of per email zo spoedig mogelijk aan de afzender kenbaar maken.

Het privacy reglement is vastgesteld in de vergadering van de stichting d.d. 16 februari 2021.   


Begrippen:

1. De stichting is de Stichting Arme Kant van Meppel, opgericht op 27 augustus 2019.

2. Het bestuur van de stichting wordt gevormd door de mensen die daartoe zijn benoemd en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

3. De persoonsgegevens die in dit reglement worden bedoeld zijn: achternaam, voornamen, geboortedatum, gezinssamenstelling, adres, e-mail adres en telefoonnummer. Het betreffen persoonsgegevens van inwoners van de gemeente  Meppel die vrijwillig door hen beschikbaar worden gesteld.

4. Inschrijfformulier is het opgaveformulier om in aanmerking te kunnen komen voor de revenuen van de acties van de stichting.

5. De secretaris bewaart en beheert de gegevens, de bewaartermijn is maximaal drie kalenderjaren. Zonodig neemt een van de andere bestuursleden deze taak over.


Opgaveformulier:

Indien iemand gebruik wil maken van de activiteiten van de stichting  dient deze een inschrijf- of opgaveformulier in te vullen, waarin is opgenomen dat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens, hierboven onder ‘Begrippen’ genoemd in punt 3. Het opgaveformulier verwijst tevens  naar dit reglement privacy beleid.


Het beheer van de gegevens

De persoonsgegevens worden op een vaste computer beheerd door de secretaris. Er is  daartoe een Excel bestand gemaakt. De secretaris of een ander bestuurslid verwerkt de gegevens en past deze zo nodig aan.  

In dit bestand zijn de onder punt 3 verstrekte persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen.


Waarom registratie van persoonsgegevens

De persoonsgegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van de stichting, namelijk het verwezenlijken van het ondersteunen van de minima van Meppel. De gegevens  omvatten:

Achternamen en voornamen: wie is men en in welke gezinssamenstelling leeft men (om onderscheid te kunnen maken in gezinnen en eenpersoons huishoudens);

Aantal kinderen en geboortedata van de kinderen (om te weten hoeveel kinderen van welke leeftijdsgroep deel uitmaken van de geregistreerde personen  en acties op hen te kunnen toespitsen);

Het adres (voor correspondentie en eventueel bezoeken);

Het e-mail adres en het telefoonnummer (om  correspondentie uit te wisselen en afspraken te kunnen maken).  


Wat gebeurt er met de gegevens

De persoonsgegevens worden alleen gedeeld met de bestuursleden wanneer dit in het kader van een actie noodzakelijk is en eventueel aan vrijwilligers, die voor de stichting post van de stichting rondbrengen. Deze vrijwilligers ontvangen dan alleen naam en adres van de betrokkenen.

De persoonsgegevens worden niet verspreid aan derden, noch aan de andere tot de doelgroep behorenden.

De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.

De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon onderdeel uitmaakt van de minima in de gemeente Meppel en zich heeft geregistreerd bij de stichting. Zodra deze persoon heeft laten weten geen deel meer uit te (willen) maken van de doelgroep, zullen de persoonsgegevens worden verwijderd uit het systeem.   

De stichting streeft ernaar om elke twee jaar het bestand te actualiseren. Elk lid van de bij haar geregistreerde doelgroep  wordt gevraagd of deze nog afhankelijk is van een minimuminkomen respectievelijk nog geregistreerd wil blijven bij de stichting. Zo ja, dan dient een nieuw opgaveformulier te worden ingevuld. Zoneen dan worden de gegevens verwijderd. Wanneer geen reactie is gekregen worden de gegevens maximaal drie kalenderjaren bewaard en dan verwijderd.  De laatste actualisatie (dit reglement is vastgesteld op 16-2-2021) heeft eind 2020 plaats gevonden.



Inzage, verbetering, verwijdering en bezwaar

Een persoon waarvan de persoonsgegevens zijn verwerkt bij de stichting heeft recht op inzage in en verbetering,  beperking of verwijdering van haar of zijn eigen gegevens.

Wanneer een geregistreerde betrokkene bij de secretaris van de stichting om zijn gegevens vraagt, zullen deze gegevens hem of haar ter beschikking worden gesteld. Betrokkene wordt daarvan schriftelijk of per email op de hoogte gesteld.


Wordt bezwaar gemaakt tegen de gegevensopname of wordt de toestemming tot verwerking ingetrokken dan worden met onmiddellijke ingang de persoonsgegevens verwijderd. Betrokkene wordt daarvan schriftelijk of per email op de hoogte gesteld.


Foto’s:

Bij activiteiten van de stichting kunnen foto’s worden gemaakt van de bestuursleden, vrijwilligers en betrokkenen. Deze foto’s zullen eventueel en alleen met toestemming van de betrokkene(n) worden gebruikt voor het jaarverslag, een nieuws- of persbericht of een presentatie bij één van de acties van de stichting. De foto’s met herkenbare personen zullen nooit op sociale media worden geplaatst en de foto’s zullen nooit buiten de stichting worden gebracht.


Data lek:

Bij een eventueel data lek zullen de betrokkenen en de Autoriteit Persoonsgegevens na constatering hiervan in kennis worden gesteld, tenzij blijkt dat alleen gegevens zijn gelekt die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen.

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.



Functionaris gegevensbescherming:

De secretaris zal optreden als functionaris gegevensbescherming. Eventueel kan deze taak  gedelegeerd worden aan een ander bestuurslid.  



Autoriteit Persoonsgegevens

Op de in de privacywet (de AVG ) omschreven bescherming van persoonsgegevens wordt toezicht gehouden door de Autoriteit Persoonsgevens. Een betrokkene kan daar eventueel zijn klacht neerleggen (website: autoriteit persoonsgegevens.nl).


 


                                                                                                                                                                                                                                                                   Email armekantmeppel.secretariaat@gmail.com



Privacy beleid:

De stichting Arme Kant van Meppel heeft als doelstelling de mensen die afhankelijk zijn van een minimuminkomen en woonachtig zijn in de gemeente Meppel te ondersteunen met informatie, belangenbehartiging en concrete acties. Wanneer deze mensen gebruik willen maken van hetgeen de stichting biedt, kunnen zij zich aanmelden en hun persoonsgegevens worden dan door de stichting verwerkt (geregistreerd).  

In dit reglement is vastgelegd wat het privacy beleid is van de stichting, dus hoe de stichting Arme Kant van Meppel, lees het bestuur van de stichting, omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.


Mochten er op enig moment vragen of opmerkingen zijn over het privacy beleid van de stichting, dan kunnen deze ingediend worden bij de secretaris en zal het bestuur dat toetsen aan dit reglement en daarmee op een gepaste wijze omgaan. De stichting zal haar reactie schriftelijk of per email zo spoedig mogelijk aan de afzender kenbaar maken.


Het privacy reglement is vastgesteld in de vergadering van de stichting d.d. 16 februari 2021.   



Begrippen:

1. De stichting is de Stichting Arme Kant van Meppel, opgericht op 27 augustus 2019.

2. Het bestuur van de stichting wordt gevormd door de mensen die daartoe zijn benoemd en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

3. De persoonsgegevens die in dit reglement worden bedoeld zijn: achternaam, voornamen, geboortedatum, gezinssamenstelling, adres, e-mail adres en telefoonnummer. Het betreffen persoonsgegevens van inwoners van de gemeente  Meppel die vrijwillig door hen beschikbaar worden gesteld.

4. Inschrijfformulier is het opgaveformulier om in aanmerking te kunnen komen voor de revenuen van de acties van de stichting.

5. De secretaris bewaart en beheert de gegevens, de bewaartermijn is maximaal drie kalenderjaren. Zonodig neemt een van de andere bestuursleden deze taak over.




Opgaveformulier:

Indien iemand gebruik wil maken van de activiteiten van de stichting  dient deze een inschrijf- of opgaveformulier in te vullen, waarin is opgenomen dat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens, hierboven onder ‘Begrippen’ genoemd in punt 3. Het opgaveformulier verwijst tevens  naar dit reglement privacy beleid.


Het beheer van de gegevens

De persoonsgegevens worden op een vaste computer beheerd door de secretaris. Er is  daartoe een Excel bestand gemaakt. De secretaris of een ander bestuurslid verwerkt de gegevens en past deze zo nodig aan.  

In dit bestand zijn de onder punt 3 verstrekte persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen.



Waarom registratie van persoonsgegevens

De persoonsgegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van de stichting, namelijk het verwezenlijken van het ondersteunen van de minima van Meppel. De gegevens  omvatten:

Achternamen en voornamen: wie is men en in welke gezinssamenstelling leeft men (om onderscheid te kunnen maken in gezinnen en eenpersoons huishoudens);

Aantal kinderen en geboortedata van de kinderen (om te weten hoeveel kinderen van welke leeftijdsgroep deel uitmaken van de geregistreerde personen  en acties op hen te kunnen toespitsen);

Het adres (voor correspondentie en eventueel bezoeken);

Het e-mail adres en het telefoonnummer (om  correspondentie uit te wisselen en afspraken te kunnen maken).  



Wat gebeurt er met de gegevens

De persoonsgegevens worden alleen gedeeld met de bestuursleden wanneer dit in het kader van een actie noodzakelijk is en eventueel aan vrijwilligers, die voor de stichting post van de stichting rondbrengen. Deze vrijwilligers ontvangen dan alleen naam en adres van de betrokkenen.

De persoonsgegevens worden niet verspreid aan derden, noch aan de andere tot de doelgroep behorenden.

De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.

De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon onderdeel uitmaakt van de minima in de gemeente Meppel en zich heeft geregistreerd bij de stichting. Zodra deze persoon heeft laten weten geen deel meer uit te (willen) maken van de doelgroep, zullen de persoonsgegevens worden verwijderd uit het systeem.   

De stichting streeft ernaar om elke twee jaar het bestand te actualiseren. Elk lid van de bij haar geregistreerde doelgroep  wordt gevraagd of deze nog afhankelijk is van een minimuminkomen respectievelijk nog geregistreerd wil blijven bij de stichting. Zo ja, dan dient een nieuw opgaveformulier te worden ingevuld. Zoneen dan worden de gegevens verwijderd. Wanneer geen reactie is gekregen worden de gegevens maximaal drie kalenderjaren bewaard en dan verwijderd.  De laatste actualisatie (dit reglement is vastgesteld op 16-2-2021) heeft eind 2020 plaats gevonden.







Inzage, verbetering, verwijdering en bezwaar

Een persoon waarvan de persoonsgegevens zijn verwerkt bij de stichting heeft recht op inzage in en verbetering,  beperking of verwijdering van haar of zijn eigen gegevens.

Wanneer een geregistreerde betrokkene bij de secretaris van de stichting om zijn gegevens vraagt, zullen deze gegevens hem of haar ter beschikking worden gesteld. Betrokkene wordt daarvan schriftelijk of per email op de hoogte gesteld.


Wordt bezwaar gemaakt tegen de gegevensopname of wordt de toestemming tot verwerking ingetrokken dan worden met onmiddellijke ingang de persoonsgegevens verwijderd. Betrokkene wordt daarvan schriftelijk of per email op de hoogte gesteld.



Foto’s:

Bij activiteiten van de stichting kunnen foto’s worden gemaakt van de bestuursleden, vrijwilligers en betrokkenen. Deze foto’s zullen eventueel en alleen met toestemming van de betrokkene(n) worden gebruikt voor het jaarverslag, een nieuws- of persbericht of een presentatie bij één van de acties van de stichting. De foto’s met herkenbare personen zullen nooit op sociale media worden geplaatst en de foto’s zullen nooit buiten de stichting worden gebracht.



Data lek:

Bij een eventueel data lek zullen de betrokkenen en de Autoriteit Persoonsgegevens na constatering hiervan in kennis worden gesteld, tenzij blijkt dat alleen gegevens zijn gelekt die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen.

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.



Functionaris gegevensbescherming:

De secretaris zal optreden als functionaris gegevensbescherming. Eventueel kan deze taak  gedelegeerd worden aan een ander bestuurslid.  



Autoriteit Persoonsgegevens

Op de in de privacywet (de AVG ) omschreven bescherming van persoonsgegevens wordt toezicht gehouden door de Autoriteit Persoonsgevens. Een betrokkene kan daar eventueel zijn klacht neerleggen (website: autoriteit persoonsgegevens.nl).